Passage à la facturation électronique : comment faire ?

La loi finance 2020 a instauré de nouvelles directives concernant le passage à la facturation électronique. Si la raison première réside dans la lutte contre la fraude à la TVA, ce nouveau système présente plusieurs avantages pour les entreprises. Dans cet article, on vous explique comment procéder pour instaurer progressivement la facturation électronique dans votre fonctionnement.

En quoi consiste la facturation électronique ?

La facturation électronique, aussi appelée “e-facture”, est une facture conçue et communiquée exclusivement par voie électronique. Elle appartient à la catégorie des factures dématérialisées, mais n’en est pas l’unique sous-famille. Ces dernières contiennent également les documents papiers ayant par la suite été numérisés. Il existe ainsi des divergences de lisibilité entre une facture électronique et une facture dématérialisée scannée.

Une facture électronique doit remplir 3 conditions pour être considérée comme telle :

• authenticité : le document doit permettre de retracer l’identité de son émetteur, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale ;
• intégrité : une fois transmise, la facture ne doit pas ne doit pas être susceptible d’être modifiée, copiée ou supprimée ;
• lisibilité : à la différence des documents numérisés, une facture électronique doit être créée, émise, reçue, traitée, payée et archivée numériquement afin d’être lisible aussi bien pour un humain qu’un programme informatique.

En parallèle, les factures électroniques doivent impérativement être archivées en sécurité et accessibles pour une durée de 10 ans.

Passer au format électronique vous permettra de réduire vos coûts de gestion des documents, d’automatiser le traitement de vos factures, de réduire votre empreinte carbone et d’optimiser votre gestion financière.

Première étape de la facturation électronique : identifier les besoins et exigences de votre entreprise

Analyser vos attentes spécifiques

L’évaluation des attentes spécifiques de votre entreprise est une étape clé de votre passage à la facturation électronique. Chaque entreprise présente des caractéristiques uniques. Il est donc essentiel d’adapter votre système de facturation au contexte dans lequel vous exercez votre activité.

Aujourd’hui, comment vos factures sont-elles générées ? Comment sont-elles approuvées ? Envoyées à vos clients ? De quelle façon les enregistrez-vous dans votre système comptable ? Cette analyse vous permettra d’identifier des spécificités qui pourraient entraver votre transition à la facturation électronique ou des besoins auxquels cette dernière ne répond pas directement.

Chaque utilisateur de factures dans votre entreprise a un rôle à jouer dans ce procédé.

Il est important d’engager une conversation avec ces parties prenantes. Vous pourrez recueillir leurs avis, leurs besoins et leurs craintes vis-à-vis de ce nouveau système. De même, prenez en compte les préférences et la capacité de vos clients à recevoir ou émettre des factures électroniques. Vous pouvez notamment définir le format qui vous semblerait le plus approprié pour vos factures.

Le plus souvent, le format PDF sera adapté mais certaines factures pourraient nécessiter d’être au format XML par exemple.

Avoir en tête les échéances de conformité légale

Ensuite, il est indispensable de vous familiariser avec le calendrier progressif de transition vers la facturation électronique mis en place par le gouvernement. La loi finance 2020 a instauré une stratégie concernant le passage aux factures électroniques. Depuis le 1er janvier 2020, l’ensemble des entreprises travaillant pour l’État, quelle que soit leur taille, sont soumises à une obligation d’émission et de réception de facture électronique au travers de la plateforme publique Chorus Pro lancée en 2012.

Dans le secteur privé, ce système entrera en vigueur de façon différée en fonction des tailles d’entreprises. Le calendrier n’a pas encore été communiqué par l’Administration.

Comment graduellement instaurer la facturation électronique dans votre entreprise ?

Sensibiliser son personnel

Sensibiliser les personnes de votre entreprise concernées par cet important changement est un pré-requis. Pour transiter progressivement vers la facturation électronique, il est donc crucial de former vos employés pour changer leurs habitudes actuelles en termes de procédé de facturation.

Lors de cette étape, vous devez également vous assurer que votre équipe est à l’aise avec le logiciel de facturation électronique choisi. Des formations pratiques et de prise en main avec des mises en situation seraient un moyen efficace de projeter vos employés dans la gestion quotidienne.

Communiquer avec vos clients

Cette communication doit se faire dans les deux sens : former vos équipes, sans oublier d’informer vos clients du changement. N’hésitez pas à leur rappeler l’échéance de conformité légale et leur présenter les avantages que cela leur apportera :

• des processus plus rapides ;
• une meilleure traçabilité des paiements ;
• ou encore la possibilité d’y accéder facilement en ligne.

Au cours de ces échanges, il est important de tenir compte des préférences de chacun de vos clients concernant le format des factures électroniques (PDF, XML ou via un lien sécurisé). Vous pourrez ainsi personnaliser votre approche et automatiser les envois.

Pour vos clients comme pour vous, il s’agit d’un changement majeur qui peut impliquer un grand travail de modification de vos procédés actuels. Soyez compréhensif et montrez vous disponible pour répondre aux potentielles questions que vos clients pourraient avoir.

Prévoir une période de co-habitation et de transition progressive

Chacune de vos parties prenantes aura probablement besoin d’un temps d’adaptation et de prise en main de la facturation électronique avant de l’utiliser complètement et à son plein potentiel.

Si vous utilisez encore des factures papier, opter pour une période de co-habitation aidera vos colloborateurs à se mettre progressivement à la facture électronique. Cette co-habitation pourra peu à peu s’effacer au fil du temps pour arriver à l’émission intégrale de factures électroniques à la date de conformité légale, voire avant.

Solliciter des suggestions d’amélioration des outils de facturation électronique

Bien que comportant de nombreux avantages, ce nouveau système de facturation ne sera de toute évidence pas parfait. Il conviendra de suggérer des améliorations en fonction de l’usage pratique fait par vos équipes au sein de votre entreprise.

Il est primordial de les inciter à réaliser des retours d’expérience pour stimuler l’amélioration et l’optimisation de ces outils. Vous pourrez par la suite effectuer les ajustements nécessaires pour renforcer l’efficacité de votre système.

Fournir des supports de formation dédiés

Les efforts de sensibilisation et de communication préalables à l’instauration de la facture électronique seront une base à l’adoption optimale par vos parties prenantes, mais ils ne seront sûrement pas suffisants. Il est capital de laisser à disposition de vos équipes (et de vos clients) des supports de formation adaptés pour se familiariser et prendre en main le système.

Vous pouvez par exemple mettre en place un module d’e-learning.

Accessible par vos parties prenantes, ils pourront le visionner lorsqu’ils rencontrent un problème avec la gestion des factures. De tels outils vous permettront de proposer un support pour répondre aux questions fréquemment posées ou aux problématiques pouvant être rencontrées avant de solliciter votre aide pour des problèmes plus complexes.

FAQ

The post Passage à la facturation électronique : comment faire ? appeared first on independant.io.